service traiteur

Gids voor het kiezen van een cateraar voor een evenement

Bij het organiseren van een evenement, ongeacht de locatie of het type van de receptie, voor een bruiloft, verjaardag of een andere gebeurtenis. Dit vereist een hele lijst van dingen die moeten worden ingevoerd om een succesvol evenement te bereiken. Dus of u nu een verjaardagsdiner, een cocktailreceptie voor uw bedrijf of een verlovingsdiner wilt organiseren. Of u nu uw gasten wilt ontvangen in een open ruimte met een adembenemend decor of in een eenvoudige ontvangstomgeving die gezelliger en authentieker is. In ieder geval moet u de verplichte fasen van voorbereiding en organisatie doorlopen. Een cateringbedrijf zorgt voor al deze organisatie, van de receptie tot de inrichting van de gastenkamers, de kwaliteit van het entertainment, de te serveren gerechten en de benodigde apparatuur voor dit alles. Vandaar het belang van een zorgvuldige keuze uit een breed scala aan horecaprofessionals en cateringdiensten die op de markt te vinden zijn.

Kies voor dienstverleners die al in actie zijn gekomen

Door de hectiek van het dagelijkse leven, waardoor u niet in staat bent om uw eigen evenementen te organiseren, is het beroep op de diensten van een professionele dienstverlener essentieel geworden. U moet hem op voorhand het toe te wijzen budget en uw verwachtingen tot in de kleinste details uitleggen, zodat hij u schattingen kan voorleggen, maar ook ideeën en adviezen die nuttig zijn voor u dankzij hun ervaring met verschillende andere evenementen die vergelijkbaar zijn met de uwe. Om te voorkomen dat u voor onaangename verrassingen komt te staan of zelfs teleurgesteld wordt, kunt u een beroep doen op dienstverleners waarmee u of iemand uit uw omgeving tevreden is, bijvoorbeeld tijdens een evenement dat u hebt bijgewoond. Het eten dat u genoot, de levendige muziek die u aansprak, of de kwaliteit van de diensten die het personeel van de organisatie van het evenement aanbiedt. Daarnaast kunt u een inschatting maken door vooraf aan familieleden, buren of collega’s te vragen die al een evenement van ongeveer dezelfde omvang hebben georganiseerd.

Definieer een nauwkeurig budget

Als je eenmaal je budget hebt vastgesteld, probeer je er tijdens de onderhandelingen aan vast te houden. U herkent een goede cateraar aan zijn grote flexibiliteit op het gebied van tarieven. Dit zal een goed begin zijn van uw samenwerking. Het aantal gasten zal een belangrijke rol spelen op deze tariefbasis, evenals het soort diensten en producten dat hen wordt aangeboden (buffet, gerechten aan tafel, cocktail, aantal maaltijden, etc.). Het te plannen budget is dan afhankelijk van de formule die u wenst toe te passen. Voor een buffetformule bijvoorbeeld, zullen de gasten zichzelf bedienen en hun eigen gerechten meenemen naar hun eigen tafel en zullen ze dus niet veel bedienend personeel nodig hebben. Het zal echter een zekere mate van beheer en een vooruitziende blik vereisen met betrekking tot de hoeveelheid voedsel. Het is ook belangrijk om te weten dat hoe meer gasten er zijn, hoe lager de kosten per hoofd van de bevolking zullen zijn. Aan de andere kant moet worden opgemerkt dat bepaalde kosten onveranderlijk zijn, zoals apparatuur, geluidsinstallatie of meubilair. Zorg ervoor dat de offerte van de cateraar in uw budget past en alle diensten met betrekking tot het evenement volledig dekt. Zorg ervoor dat er geen extra kosten of vergoedingen zijn. Of het nu gaat om een buffet, een banket of een cocktailparty. Bij een evenement overdag of een receptie ‘s avonds kan de cateraar zich aanpassen aan al uw wensen en kan hij u zelfs adviseren over het soort producten, apparatuur en diensten dat het meest geschikt is.

Neem de moeite om het pand te bezoeken

Uiteraard dient u de locatie waar het evenement wordt gehouden te bezoeken. De juiste cateraar kan voor u de ideale locatie voor uw receptie vinden, maar vindt toch de tijd om de plaats te zien voordat u kiest om uzelf in uw evenement te projecteren. U kunt ook de indeling van de gastenzitplaats zien in relatie tot de entertainmentruimte, de keuken, de personeelscirculatie, de buffettafel, etc. Maar ook de staat van de apparatuur zoals het meubilair of de cateringuitrusting Voor afgelegen locaties, zoals bijvoorbeeld een bruiloft, waar u van de kerk naar de receptie zou moeten gaan, kunt u bij de cateraar navragen of er openbaar vervoer beschikbaar is voor degenen die niet over eigen vervoer beschikken. Om uw gasten een optimale organisatie te bieden tijdens uw evenement. Een cateraar met een eigen terrein en in nauwe samenwerking met een andere professional aan de receptie staat garant voor het goede verloop van de logistiek: installatie, service, koken, etc..

De keuze van het menu

Dan komt het moment dat de cateraar u verschillende menu-opties aanbiedt De cateraar luistert naar uw wensen voor het type maaltijd dat wordt geserveerd en stelt de bijbehorende menu’s voor. Of het nu gaat om voedsel of dranken (al dan niet alcoholisch). Bovendien, als sommige van uw gasten onderworpen zijn aan dieetbeperkingen, moet u hen dat laten weten, zodat u op hen kunt anticiperen. U kunt ook een menu naar keuze voorstellen en u hebt de mogelijkheid om tijdens alle fasen van het evenement met hem/haar te ruilen. Maar een professionele cateraar met een schat aan ervaring en loyaliteit heeft de schouders eronder om een kwalitatief hoogstaand evenement te garanderen zonder uw grote betrokkenheid. Zodra het menu is afgewerkt, moet de cateraar u een proeverij van alle verschillende gerechten kunnen aanbieden om uw goedkeuring te krijgen. Deze proeverij is belangrijk omdat het een klimaat van vertrouwen in uw huidige en wellicht toekomstige samenwerking zal scheppen.

Kwaliteit van de dienstverlening

U moet er ook voor zorgen dat uw cateraar het nodige personeel bij de hand heeft om een volledige service van begin tot eind te garanderen. En dit met efficiëntie, discretie en snelheid. Het aantal personeelsleden is afhankelijk van de omvang en de aard van het evenement. Bespreek daarom uw behoeften met de cateringmanager. Dan heeft u de zekerheid dat de cateraar alle nodige structuur heeft om het evenement te behandelen.